約30%の担当者が好き嫌いや、話しかけやすさで決めている。部署横断業務が一部の人に集中してしまう課題とは？

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2022.09.15

トヨクモ株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役社長：山本裕次、以下トヨクモ）は、国内の18歳以上の男女を対象として、部署を横断する業務に関するアンケートを実施致しました。合計で1,004人からの回答を得、468人の会社員、職員、経営者、304人の部署横断業務の担当者からの回答を得ました。

調査サマリー

アンケートの結果、部署を横断する業務を担当している304人のうち、約3割の方が「話しかけやすい人」または「好き嫌いで人を選ぶ」という回答になりました。業務量の平準化や、適切な知識・能力からの業務依頼ではなく、依頼主の声のかけやすさで多くの業務が割り振られている実情が浮き彫りになりました。

調査結果

1.あなたの職業を教えてください

フルタイムでの勤務とほぼ同義である「会社員、職員、経営者」が最も多く41.0％を占めました。2問目以降は、「会社員、職員、経営者」と回答した人に絞って集計しています。

2.部署を横断して、業務を誰かに依頼や相談することがありますか？

他部署への依頼や相談を行う業務が発生するのはほぼ半数で、「はい」が230人、「いいえ」が238人となりました。

3.部署を横断して業務を依頼・相談する際、どのような基準で相手を選びますか？

部署を横断しての業務はその多くが「知識や能力を持ってそうな人を選ぶ」という基準で選ばれている一方で、「話しかけやすい人」または「好き嫌いで人を選ぶ」といった、個人的な印象やイメージで相談相手、依頼相手を選択している人も約3割存在しました。

いつの間にか発生している業務の不平等、トヨクモスケジューラーが自動で解決します

アンケートの結果、部署を横断するときの業務には、担当者の声のかけやすさで業務の相談・割振りが行われている傾向が見えてきました。このままでは「感じがいい人」「声をかけやすい人」に業務が集中してしまうことが容易に想像できます。
とはいえ業務量の平準化を１担当者が意識するのは難しいもの。この度トヨクモスケジューラーではそんな業務の平準化を自動でかなえる機能をリリースしました。

今回トヨクモスケジューラーに追加されたのは、「特定部署の誰か、との打ち合わせ時に、自動で1人を選択する機能」です。決定方法は「ランダム」「優先順」「順繰り」の3パターンから設定できます。
これまでも複数人のうちから1人を自動選択することは可能でしたが、部署に対応することにより、部署横断業務に活用が楽になりました。例えば、営業マンの面接時に人事部から「誰か1人」、営業部からは指定の3人、といったメンバーの選定をシステムが自動で行えます。